让砂布聪明起来

    东升砂布，一个一如它名字般传统的企业，一个没有一幢超过四层楼的中小企业，其生产的砂布砂纸却抛光了天安门护城河畔的汉白玉石柱，就连神州五号飞船光滑的表面也是由东升的砂布打磨出来的。就是这样一个始建于计划经济时代的1958年的老企业，不仅在市场经济的冲击下没有被冲垮，其产品在北京地区保持了90％以上的市场占有率，还远销东南亚、中东及北美等国际市场。

    革故
    随着业务的发展，东升公司现有三家下属公司，并在天津、秦皇岛、保定、香河等地设立了办事处，各地还有诸多经销商。随着企业远程分支机构的增多，各分支机构业务的扩大，怎样管理分布在全国各地分支机构和分销商等这个复杂的分销网络，成了摆在东升砂布厂陈忠义总经理面前的头等大事。
    “如何使管理能跟上销售体系的快速扩充？如何实时的了解各地、各商品的销售、库存状况，以便及时补货、调拨？如何准确考核各分支机构的销售、回款、费用支出及任务完成情况？如何监控各地经销商的销售、库存状况？如何降低库存积压，提高资金周转率？
    如何处理总部与分支机构、分支机构之间的业务往来？如何时时清楚各级、各地应收款，降低坏帐风险？如何全程跟踪订单的执行情况？如何实时了解在途商品的状况？如何提高企业的响应速度和决策的准确性？”陈总很坦诚的说，“开始是为公司的业务发展而失眠，现在公司规模扩大了，随之而来的新问题同样让人睡不着觉，这些问题在很大程度上制约了东升的发展。”
    东升遇到了发展的瓶颈！
    东升想到了借助于现代管理手段做为突破口。
    东升开始了在信息化路上的艰难的尝试与探索。

    探索
    “我们公司在2001年初用了一个台湾品牌的科见通的Xpiont 进销存软件，当时硬件使用的是国产的一家厂商生产的服务器。可是这个进销存软件问题很多，稳定性很差。我在公司只是兼职做网络的维护，可是那段时间由于这方面问题太多，我的其他工作受到了很大影响。可以说这是我们用的比较伤心的一套软件，随着公司的发展，这套软件已经不能满足我们诸如远程管理等业务需求，所以我们打算上一套新的IT解决方案。”     东升公司负责日常网络维护和方案选购的营销部副经理姜远清回忆其去年上新方案时的初衷，似乎以往方案给他带来的种种麻烦还历历在目。
    “不做这个工作根本意识不到软硬件不稳定所要承担的风险！有了第一次的惨痛教训，我在选择第二次的方案时可以说是非常谨慎的，”姜远清感叹到。“去年6月份，我开始与各个软硬件的生产厂商和用户接触。因为在一年的使用中我们感觉HP      LaserJet 1000的速度非常快，而那台HP 6L 用了6年了，从来没有出现过问题，我们对HP打印机的质量心里还是比较有底的。到去年10月份我们基本上就定下来用惠普的的方案，因为他们的方案从软硬件上来说都比较符合我们的要求。”

    变法
    “有了第一次的教训，再次选择时我们最注重的就是品牌和服务。因为我们公司没有专业IT部门，我个人维护网络的精力也是有限的。首先，惠普的品牌我们是很信任的，同行们对惠普的评价还是比较高的。而任我行之前的那套“管家婆”软件也是很有名的，这套“分销ERP”在软件方面也很好地解决了我们遇到的问题，这套系统不同于复杂的分销系统，不需要大量的流程重组、操作简单、维护方便、实用性强、价格也适中。而复思华兴也是一个比较务实的增值代理商，服务据说做的也不错。”姜远清介绍到。复思华兴为我们提供了以简易化、标准化、模块化和集成化相结合的适应性IT架构解决方案。在硬件上，选择了一台HP      Proliant ML330 G3服务器，软件采用的是任我行分销ERP管理系统。
     “作为一个成长型的企业，我们目前需要解决的最关键问题是管好企业最根本的物流问题，尤其是管好销售的问题，然后再考虑解决其它问题，所以我们需要一套完整的解决方案来突破现有的障碍。由于公司以前在信息化方面的尝试不是很多，所以我们最初想先做一下试点，所以需要这套方案不仅要解决当前问题，并且能够不断扩展以满足今后企业发展需求。我们并不希望供应商提供的方案过于超前企业发展，适当的成本也是所关注的要素。”陈总回忆起2003年企业对业务信息系统需求时的情景。

    鼎新
    这一方案自2004年1月正式使用以来，使东升在时间、空间上的管理障碍不复存在，异地的分公司、办事处和分销商，好比就在一间大的办公室、一栋大楼里面从事商业活动，从传统的各地数据“各自为政”到基于互联网应用的“统一指挥”成为现实。这套方案总共花费为4万元，而采用方案后，东升今年的销售额预计比去年能增长23%以上，成本节约在5％。据陈总介绍，他们在部分分支机构中使用了这套方案后，从公司内部的各个部门到外部的经销商、办事处，大家对这这个系统反映都很好，所以目前正打算在公司全面实施。

    这个方案提高了东升公司业务的透明度，以前公司的销售数据和客户资料都在每个业务人员自己的手里，企业的业务被少数人所把持，如果他一离职，客户的流失是不可避免的，给公司造成很大的损失！现在这套系统对公司的进、销、存等业务都采取了流程化管理，规范了企业各级机构和部门的业务流程，便于实现企业的监督、控制和决策。

    “以前总公司要想查询分支机构的各项经营数据和分销商的销售、库存情况都是很困难的，现在系统能第一时间将最底层的业务数据收集上来。公司管理层可以随时随地了解公司的库存情况，因而也能更为合理地安排采购、生产和销售，以保证把库存控制在最合理的程度，这样既不会占用资金，也不至于缺货，还可以对客户进行分类管理，便于理顺客户关系，也便于拉近和经销商的关系，制定相应的经销商政策。”陈总对上这套系统后的效果十分满意。陈总举了个例子，去年东升有一种P120型号的砂布，在华东地区的销售额上升的速度很快，东升发现这个情况后就及时的调整了采购、生产和销售，保证了这种产品的良好供应，这在以前是很难实现的。以往，东升在月末才会统计各种产品的销售情况，可是等发现问题时，再做出相应的调整就已经很滞后了，现在在电脑上一点鼠标所有数据都出来了。
    “我们公司有3个库房，上系统之前，经常出现的情况就是其中一个库房某种产品特别多，而另一个库房可能还缺货，这样不仅有时候会造成手忙脚乱，而且也会增加物流成本。现在我们可以实时的了解产品的动态分布，做出及时的调整。”压在姜远清心里的石头终于落地。

    后记
    信息化能给我带来什么？这是许多中小企业常常提出的问题。东升砂布的答案是销售额增长23%，成本节约5%！但东升砂布取得这样的硕果非一日之功，在信息化的路上东升砂布经历了艰难的尝试与探索，有过惨痛教训。幸运的是，东升砂布的第二次信息化找到了一个好的方案商和实施商，使东升砂布在短时间内完成了系统建设并看到了效果，这对东升砂布搞信息化的决策、投资无疑是最好的回报。信息化让东升人聪明起来，信息化让东升砂布聪明起来！

    企业概况： 北京东升砂布实业公司主要生产各种类型的砂布、砂纸、砂带等产品，并进行木材、石材、金属等材料的打磨和抛光业务。现有员工300人，2003年产值4500万元，其产品除了在北京市场占有绝对优势外，还远销东南亚、中东及北美等国际市场。其生产的砂布砂纸抛光了天安门护城河畔的汉白玉石柱，神州五号飞船的表面也是由东升的砂布打磨出来的。（《中小企业IT采购》 孙梅）